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ED 027

A fila de alertas encheu, a comunicação continuou parada

A Lei 9.613 cobra comunicação ao Coaf em 24 horas, e nenhum modelo de monitoramento assina o parecer que sustenta a decisão.

Mesa de compliance vazia no fim do expediente com pilha de extratos impressos, carimbo de protocolo e caneta sobre a pasta de parecer, sem pessoas.

A fila pontuada sem parecer assinado

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Aos 41 anos, a analista de prevenção à lavagem de dinheiro Cláudia Renner abriu a fila de monitoramento de uma financeira numa terça de manhã e encontrou 2.400 alertas já pontuados, ordenados por risco e classificados pelo modelo, com pedido de parecer apenas para os sessenta do topo.

A rotina dela seguia um caminho conhecido. Rodar as regras sobre as operações do dia, abrir cada alerta, puxar o histórico do cliente, comparar o valor movimentado com a renda declarada, montar a linha do tempo da conta e decidir, caso a caso, se aquele movimento merecia comunicação ao Coaf.

Os modelos de monitoramento encostaram na primeira camada desse caminho. Com dois anos de operações rotuladas, o sistema pontua por transação, agrupa alerta parecido, descarta duplicado, escreve o resumo do caso em três parágrafos e entrega a fila do dia ordenada, sem analista lendo extrato linha por linha.

O que o modelo não faz é comunicar. A Lei 9.613 manda a instituição comunicar ao Coaf, em até 24 horas, a operação que apresente indício de lavagem, e manda também que ela não avise o cliente. Quem assina a comunicação é gente: o diretor responsável perante o Banco Central, com base num parecer que precisa dizer por que aquele movimento saiu da fila e virou caso.

Existe uma separação prática entre detectar o alerta e sustentar a decisão de comunicar. Detectar virou tarefa de servidor, por assinatura mensal em qualquer financeira de médio porte. Escrever por que o caso foi comunicado, ou por que não foi, com fundamentação, prazo cumprido e trilha de auditoria, continua sendo trabalho de quem responde três anos depois.

A financeira descobriu a diferença quando a fiscalização pediu a fundamentação de 38 alertas de alto risco arquivados sem comunicação e recebeu de volta a tela de exportação do sistema, com o score de cada caso e nenhuma assinatura embaixo.

A travessia de hoje é de uma analista que perdeu a fila de alertas para um modelo, passou dois anos arquivando cada caso encerrado sem parecer, e descobriu que aquela pilha tinha contagem, prazo e preço em reais.

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I A história de quem atravessou

De 60 pareceres por mês a 38 dossiês de comunicação

Dois anos de arquivo, 1.140 alertas de alto risco que passaram pela mesa dela em três instituições, e 38 deles foram arquivados sem uma linha de fundamentação assinada por alguém.

Cláudia tem 41 anos e mora em São Bernardo do Campo. Quinze anos em prevenção à lavagem de dinheiro, os últimos seis numa financeira de crédito consignado e depois como prestadora para três instituições de porte parecido. O nome vai trocado aqui, e duas das casas que encolheram o contrato dela hoje pagam por dossiê emitido.

O encolhimento chegou junto com o primeiro modelo de monitoramento que a diretoria de risco contratou, sem conversa prévia. Com a fila pontuada e resumida antes das nove da manhã, a leitura de extrato virou conferência por amostra. Em dezoito meses, a carga dela caiu de sessenta pareceres por mês para dezoito, e a descrição do contrato passou de análise de alertas para revisão de fila.

Com o pagamento preso ao volume de pareceres, a matemática ficou direta:

Antes, análise de alertas, parecer caso a caso e acompanhamento de comunicação nas três instituições: R$ 12.600 por mês

Depois do modelo de monitoramento, revisão por amostra da fila pontuada e ajuste de regra por chamado: R$ 4.700 por mês

A virada aconteceu por teimosia. Cláudia continuou arquivando numa planilha cada alerta de alto risco que passou por ela, com cinco campos: quem abriu o caso, qual regra disparou, qual foi a decisão final, quem assinou a fundamentação e em quantas horas a comunicação saiu.

O retrato apareceu no fim do segundo ano. Dos 1.140 alertas, 38 foram arquivados sem fundamentação assinada, 211 tiveram comunicação enviada fora das 24 horas que a lei manda, e 94 saíram como duplicados de um caso agrupado pelo modelo, sem ninguém conferir se o agrupamento cabia.

Cláudia começou a montar um dossiê de comunicação por caso, com o que precisa estar documentado antes do arquivamento ou do envio: a regra que disparou, o histórico do cliente na data, a comparação entre movimento e capacidade financeira declarada, a decisão escrita com fundamento legal, o horário do protocolo e quem assinou.

Ali o trabalho passou a ser duas entregas separadas que a instituição sempre pagou embrulhadas. Uma era o tempo de varrer as operações do dia e apontar as suspeitas. A outra era garantir que cada apontamento virasse decisão fundamentada, dentro do prazo, com assinatura de quem responde e trilha que sobrevive a uma fiscalização três anos depois.

Com o dossiê em uso, a financeira saiu de 38 arquivamentos sem fundamentação no ano anterior para quatro no seguinte, e o tempo médio até o protocolo no Coaf caiu de 71 horas para 19. Quando o diretor de risco perguntou por que o prazo tinha virado, Cláudia mandou a planilha com data ao lado.

A proposta nova saiu no início do ano, com a unidade trocada de parecer entregue para caso com decisão sustentada:

Dossiê de comunicação por caso, fundamentação escrita, prazo aferido, identificação do signatário e trilha de auditoria anexa: R$ 640 por dossiê

Revisão de regra e de agrupamento, teste contra a base rotulada, com relatório de falso arquivamento e duplicado indevido: R$ 7.800 por ciclo

Auditoria de acervo de alertas, varredura dos casos já arquivados por fundamentação ausente e por prazo estourado: R$ 11.200 por acervo

Três instituições fecharam contrato anual. Onze meses depois, sem revisar uma fila por amostra, Cláudia fechou um mês acima de R$ 19 mil com 38 dossiês de comunicação e 2 auditorias de acervo.

II Radar de Automação

O modelo pontua o alerta, a lei cobra a comunicação

A automação não apagou a analista de prevenção. Ela apagou o trecho que só precisava varrer transação e apontar o que destoa, deixou exposto o trecho que depende de decisão fundamentada e responsabilidade pessoal, e transformou em produto o que as instituições sempre trataram como papelada de fim de processo: o dossiê com regra, fundamento, prazo e assinatura.

O radar de hoje está na fila pontuada que ninguém lê e vira intimação quatro anos depois. Instituição que mede volume de alertas tratados comemora a queda da fila e descobre no processo administrativo que ela caiu porque o modelo agrupou como duplicado operações de origem diferente.

A obrigação de comunicar não nasceu com o modelo. Ela existe porque a lei coloca a instituição financeira dentro do sistema de prevenção, com dever de comunicar operação suspeita, prazo em horas e proibição de avisar o cliente. O que mudou foi o preço de detectar, perto de zero por transação varrida, enquanto o preço de arquivar caso sem fundamento seguiu igual para quem responde pela instituição.

A conta de dois anos de arquivo explica a proposta nova:

Alertas de alto risco que passaram pela mesa em três instituições, 1.140 no total

Dessas, arquivadas sem fundamentação assinada, 38 no total

Comunicações protocoladas fora das 24 horas previstas em lei, 211 dos 1.140 casos

O assunto que o setor ainda digere é a assimetria de risco. Pontuar a operação virou tarefa de servidor, e a afirmação de que aquele movimento tinha ou não indício de lavagem continua sendo responsabilidade de gente, cobrada quando a fiscalização pede a fundamentação ou quando o Ministério Público pergunta por que o caso parou.

"Comunicar ao Coaf, abstendo-se de dar ciência de tal ato a qualquer pessoa, inclusive àquela à qual se refira a informação, no prazo de 24 horas."

Brasil, Lei 9.613, 1998, artigo 11, inciso II

A regra descreve o trabalho de hoje: a ferramenta aponta o movimento, a comunicação continua sendo ato de quem responde por ela. Quem assina trabalha a sustentação da decisão, não a velocidade da varredura.

Quem continua sendo pago por alerta analisado é pago por uma etapa que o modelo resolve antes do café, e herda o preço dela. Quem é pago por dossiê de comunicação é pago por afirmar que aquele caso foi decidido com fundamento, dentro do prazo e por alguém identificável, e por responder pela afirmação quando o processo abrir.

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III O movimento de hoje

Um dossiê de comunicação com data, dono e limite

O movimento de hoje cabe em dois anos de arquivo. Ele separa em linhas o que sempre foi pago embrulhado num valor por parecer, e a separação cai onde o modelo entrou.

1. Escolha uma instituição a que você já tem acesso e reconstitua os últimos cem alertas de alto risco encerrados. Cada linha entra com cinco campos: qual regra disparou, qual foi a decisão final, quem assinou a fundamentação, quantas horas passaram até o protocolo, e se o modelo agrupou o caso como duplicado.

2. Transforme a planilha num dossiê de comunicação por caso, com data e dono. Quais documentos precisam existir antes do arquivamento, qual conferência de agrupamento é feita e qual trilha fica gravada junto da decisão. Anote arquivamentos sem fundamentação e tempo médio até o protocolo, no ano anterior e no seguinte. A curva com data separa quem varre transação de quem sustenta a decisão.

3. Escreva o que o seu dossiê cobre e o que fica de fora. Duas frases bastam: assumo a fundamentação escrita de cada decisão, a aferição do prazo legal, a conferência dos agrupamentos e a identificação do signatário; não respondo por operação ocorrida fora do período contratado, por dado cadastral que a instituição não atualizou nem por regra de monitoramento alterada sem nova revisão. O limite escrito separa favor de função com preço.

A recusa aparece rápido: o sistema já pontua a fila e compliance sempre deu conta do papel. Quem não paga pelo dossiê liga numa sexta à noite, com a fiscalização pedindo fundamentação de casos encerrados há três anos e o diretor responsável descobrindo que a assinatura dele cobre uma decisão que ele nunca leu.

Os contratantes que aceitam têm perfil reconhecível. Financeira que já recebeu ofício sobre caso arquivado, instituição de pagamento em autorização, casa que trocou de sistema e herdou fila sem fundamentação.

A travessia aqui não é de profissão. Cláudia segue analista de prevenção à lavagem de dinheiro, com o mesmo manual de tipologias na gaveta. O que ela trocou foi o item do contrato: saiu o parecer por alerta, entrou o dossiê que sustenta a decisão diante da fiscalização.

Recalcular a rota, aqui, começa por uma escolha que cabe no fim de qualquer conversa sobre remuneração em compliance. Cobrar por alerta analisado, sabendo que o modelo pontua a fila inteira antes das nove da manhã, ou cobrar por dossiê de comunicação, assumindo a fundamentação escrita e o prazo de cada caso assinado. As duas contas estão acima.

"Quanto do meu pagamento cobre a varredura, e quanto cobre a assinatura?"